Förbered importen
Bestäm vilken information CRM-systemet ska vara källa för och vilka fält som krävs.
Rensa listan innan import och skapa en säkerhetskopia av befintlig data.
Testa alltid med ett mindre antal poster först.
Rätt datastruktur
Använd en rad per kontakt och koppla varje kontakt till rätt företag.
Separera förnamn, efternamn, titel, e-post, telefon och bolagsfält.
Använd organisationsnummer eller domän som stabil bolagsnyckel.
Strategiskt
Definiera mål, urval och ansvar innan du skalar.
Operativt
Standardisera fält, verifiering och uppföljning.
Deduplicering
Matcha bolag på organisationsnummer, domän och normaliserat namn.
Matcha personer på e-post och kombinationen namn plus bolag.
Bestäm hur konflikter mellan gammal och ny information ska hanteras.
Fältmappning
Skapa en tydlig karta mellan källfilens kolumner och CRM-fälten.
Undvik att lägga flera datatyper i samma fält.
Använd standardiserade värden för segment, land, status och källa.
Testimport
Importera 10–20 poster och kontrollera bolagskoppling, tecken, telefonformat och dubbletter.
Verifiera att automatiseringar inte triggas felaktigt.
Rulla först därefter ut hela importen.
Löpande datavård
Skapa regler för nya poster, uppdateringar och borttagning.
Mät andelen dubbletter, saknade fält och inaktuella kontakter.
Planera regelbunden uppdatering istället för stora räddningsinsatser.
Sammanfattande checklista
- Definiera ett tydligt användningsfall.
- Välj bara data och processer som stödjer målet.
- Testa i liten skala innan utrullning.
- Mät kvalitet och resultat per segment.
- Uppdatera process och data löpande.
Vanliga frågor
Vilket filformat är bäst?
CSV är oftast säkrast för import, men Excel fungerar bra för granskning.
Hur undviker man dubbletter?
Använd organisationsnummer eller domän för bolag och e-post för personer.
Ska gamla uppgifter skrivas över?
Bara när den nya källan är mer tillförlitlig och reglerna är tydliga.
Kan import trigga automationer?
Ja, därför bör testimporten göras först.
Hur ofta bör CRM-data tvättas?
Löpande, med regelbundna kvalitetskontroller.