Importera kontakter till HubSpot

Börja med att välja om importen ska skapa kontakter, uppdatera befintliga eller även koppla personer till företag. Det valet avgör vilka identifierare och kolumner du behöver.

Uppdaterad 7 september 2026

Förbered filen och välj vad importen ska göra

HubSpot stöder CSV, XLSX och XLS. Importen behöver en rubrikrad och ett kalkylblad; använd UTF-8 för svenska tecken. För att uppdatera kontakter eller undvika dubbletter kan Email eller Record ID användas som identifierare. För företag finns motsvarande Company domain name eller Record ID. Källa: HubSpot, format och identifierare för importfiler.

Exportera de befintliga poster som ska beröras innan du ändrar dem. Bestäm vilka egenskaper filen får uppdatera och vem som ansvarar för resultatet. Kontrollera även om nya eller ändrade kontakter kan hamna i era befintliga arbetsflöden. Dokumentera importens syfte med ett tydligt namn, exempelvis Test kontaktstruktur september.

Mappa en liten kontaktfil

Exemplet innehåller bara kontaktfält. Tre olika mejladresser ska bli tre kontakter i ett tomt testutrymme om mappningen och kontots inställningar tillåter det. Filer med befintliga kontakter behöver ett annat förväntat utfall, där vissa poster uppdateras i stället för att skapas.

Behöver ni källa, granskningsdatum eller segment, bestäm separata egenskaper för dem innan import. Lägg inte in en intern anteckning i personens namn och använd inte ett gemensamt funktionsmejl som identifierare för flera olika personer.

Kontaktnamn och företagskoppling är olika saker

Vid import av både kontakter och företag kan poster på samma rad kopplas samman. Filen behöver en identifierare för varje objekttyp. Använder ni Record ID för båda objekten, håll kontaktens ID och företagets ID i skilda kolumner. Källa: HubSpot om att koppla poster vid import.

Vår exempelfil skapar ingen uttrycklig företagskoppling. Lägg först till den företagsnyckel ni har valt om det är vad ni vill testa. Granska särskilt koncerner där flera juridiska enheter använder samma domän. Ett visningsnamn eller en gemensam domän beskriver inte alltid den juridiska enhet ni vill arbeta med.

Gör en kontrollerad testimport

1. Använd ett avgränsat testutrymme och bestäm på förhand hur många kontakter som ska skapas respektive uppdateras.
2. Välj de objekt och den importåtgärd som motsvarar syftet. Läs mappningen rad för rad innan du bekräftar.
3. Kontrollera identifieraren, namn, titel och svenska tecken. Låt oavsiktliga kolumner stå utanför importen.
4. Öppna de importerade kontakterna och jämför med filen. Granska företagskopplingar separat om sådana ingick.
5. Stäm av eventuella fel innan ni använder samma upplägg för ett större urval.

Spara filversion, mappning och utfall tillsammans. En totalsiffra för importerade rader räcker inte för att visa att rätt befintlig kontakt uppdaterades eller att kopplingen hamnade på rätt företag.

Förbered nästa steg i säljteamet

För ringarbete kan ni behöva direktnummer, växel och ansvarig säljare som separata uppgifter. För mejl behöver ni kontrollera relevans, kontaktstatus och era rutiner innan ett utskick startar. En tekniskt genomförd import säger inget om kontaktens intresse eller tillåtelse att mejla.

Välj kontaktroll efter erbjudandet. En ekonomichef kan bedöma rapporteringsbehov, medan den dagliga användaren av ett system finns i en annan roll. Låt CRM visa både personens titel och varför personen valdes.